Archivage des e-mails Cryoserver : conservez, retrouvez, prouvez

Ce que la loi suisse exige

Le Code des obligations impose de conserver 10 ans les livres et les pièces comptables, dès la fin de l'exercice (art. 958f CO). Un e-mail qui confirme une commande, accompagne une facture ou modifie un contrat est une pièce justificative. La loi sur la TVA prévoit aussi 10 ans, et 20 ans pour les documents qui concernent des biens immobiliers (art. 70, al. 3 LTVA). Ces textes sont publiés sur fedlex.admin.ch, le recueil officiel du droit fédéral.

Comment l'archive prouve qu'un e-mail est authentique

À son arrivée dans l'archive, chaque message reçoit une empreinte numérique, enregistrée avec lui sous forme chiffrée. Quand vous le consultez, l'empreinte est recalculée et comparée à l'originale : si elles sont identiques, le message n'a pas été touché. C'est ce que demande l'ordonnance sur la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico, art. 3) : aucune modification ne doit pouvoir passer inaperçue.

Qui peut consulter l'archive ?

Chaque utilisateur voit ses propres e-mails. Les accès plus larges, par exemple pour la direction, la comptabilité ou un audit, sont accordés par rôle à des responsables que vous désignez. Chaque consultation est enregistrée, comme l'exige l'Olico (art. 8).

Archive, sauvegarde ou boîte de messagerie : quelle différence ?

La boîte de messagerie sert à travailler : on y trie, on y supprime. La sauvegarde photographie un système pour le restaurer en cas de panne. L'archive garde chaque message tel qu'il a été envoyé ou reçu, pendant toute la durée légale, et le rend consultable en quelques secondes. En cas de litige ou de contrôle fiscal, c'est l'archive qui fait foi.

Et vos anciens e-mails ?

Vos anciennes archives et vos fichiers PST peuvent être importés et indexés, avec un outil inclus dans l'offre : chaque utilisateur ou votre administrateur s'en charge. Les doublons sont éliminés et les données compressées : selon l'éditeur, l'archive occupe souvent 30 à 40 % d'espace en moins que les messages d'origine.

Une politique de conservation claire

Garder tous les e-mails 10 ans est permis, si l'entreprise le justifie par une politique de conservation écrite : la loi sur la protection des données (nLPD) demande de ne pas garder de données personnelles sans raison. Pour les e-mails privés des employés, prévoyez un règlement d'utilisation de la messagerie : en Suisse, l'employeur doit respecter la personnalité de ses employés (art. 328 et 328b CO).

Cryoserver, l'éditeur

Cryoserver est une solution spécialisée dans l'archivage des e-mails, utilisée par plus de 3 500 organisations, des administrations aux cabinets d'avocats et aux sociétés financières. Selon l'éditeur, elle archive 200 messages par seconde et répond à la plupart des recherches en une à deux secondes. Elle fonctionne avec Microsoft 365 et Exchange.