E-Mail-Archivierung mit Cryoserver: aufbewahren, finden, beweisen

Was das Schweizer Recht verlangt

Das Obligationenrecht verlangt, Geschäftsbücher und Buchungsbelege während 10 Jahren ab Ende des Geschäftsjahres aufzubewahren (Art. 958f OR). Eine Nachricht, die eine Bestellung bestätigt, eine Rechnung begleitet oder einen Vertrag ändert, ist ein Beleg. Das Mehrwertsteuergesetz sieht ebenfalls 10 Jahre vor, für Unterlagen zu Immobilien 20 Jahre (Art. 70 Abs. 3 MWSTG). Diese Texte sind auf fedlex.admin.ch veröffentlicht, der amtlichen Sammlung des Bundesrechts.

Wie das Archiv die Echtheit einer E-Mail beweist

Beim Eingang ins Archiv erhält jede Nachricht einen digitalen Fingerabdruck, der verschlüsselt mit ihr gespeichert wird. Beim Aufruf wird der Fingerabdruck neu berechnet und mit dem ursprünglichen verglichen: Stimmen sie überein, wurde die Nachricht nicht verändert. Genau das verlangt die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV, Art. 3): Keine Änderung darf unbemerkt bleiben.

Wer hat Zugriff auf das Archiv?

Alle Benutzer sehen ihre eigenen E-Mails. Weitergehende Zugriffe, etwa für die Geschäftsleitung, die Buchhaltung oder eine Revision, werden per Rolle an von Ihnen bestimmte Personen vergeben. Jeder Zugriff wird protokolliert, wie es die GeBüV verlangt (Art. 8).

Archiv, Backup oder Postfach: der Unterschied

Im Postfach wird gearbeitet: sortiert und gelöscht. Ein Backup ist eine Momentaufnahme, um ein System nach einem Ausfall wiederherzustellen. Das Archiv bewahrt jede Nachricht so auf, wie sie gesendet oder empfangen wurde, während der ganzen gesetzlichen Frist, und macht sie in Sekunden auffindbar. Bei einem Rechtsstreit oder einer Steuerprüfung zählt das Archiv.

Und Ihre alten E-Mails?

Alte Archive und PST-Dateien lassen sich mit einem im Angebot enthaltenen Werkzeug importieren und indexieren: Das erledigen die Benutzer oder Ihr Administrator. Duplikate werden entfernt und die Daten komprimiert: Laut Hersteller belegt das Archiv oft 30 bis 40 % weniger Platz als die ursprünglichen Nachrichten.

Eine klare Aufbewahrungsrichtlinie

Alle E-Mails 10 Jahre aufzubewahren ist erlaubt, wenn das Unternehmen dies mit einer schriftlichen Aufbewahrungsrichtlinie begründet: Das Datenschutzgesetz (nDSG) verlangt, Personendaten nicht ohne Grund aufzubewahren. Für private E-Mails der Mitarbeitenden empfiehlt sich ein Nutzungsreglement: In der Schweiz muss der Arbeitgeber die Persönlichkeit der Mitarbeitenden achten (Art. 328 und 328b OR).

Cryoserver, der Hersteller

Cryoserver ist eine auf E-Mail-Archivierung spezialisierte Lösung, die von über 3500 Organisationen eingesetzt wird, von Verwaltungen über Anwaltskanzleien bis zu Finanzunternehmen. Laut Hersteller archiviert sie 200 Nachrichten pro Sekunde und beantwortet die meisten Suchen in ein bis zwei Sekunden. Sie funktioniert mit Microsoft 365 und Exchange.