Archiviazione e-mail Cryoserver: conservare, ritrovare, provare

Cosa richiede il diritto svizzero

Il Codice delle obbligazioni impone di conservare per 10 anni i libri e i documenti contabili, dalla fine dell'esercizio (art. 958f CO). Un messaggio che conferma un ordine, accompagna una fattura o modifica un contratto è un giustificativo. La legge sull'IVA prevede anch'essa 10 anni, e 20 anni per i documenti relativi a beni immobili (art. 70 cpv. 3 LIVA). Questi testi sono pubblicati su fedlex.admin.ch, la raccolta ufficiale del diritto federale.

Come l'archivio prova l'autenticità di un'e-mail

All'arrivo nell'archivio ogni messaggio riceve un'impronta digitale, registrata con esso in forma cifrata. Quando lo consulti, l'impronta viene ricalcolata e confrontata con l'originale: se coincidono, il messaggio non è stato toccato. È ciò che chiede l'ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio (OLC, art. 3): nessuna modifica deve passare inosservata.

Chi può consultare l'archivio?

Ogni utente vede i propri messaggi. Gli accessi più ampi, ad esempio per la direzione, la contabilità o una revisione, sono concessi per ruolo a responsabili che designi tu. Ogni consultazione viene registrata, come richiede l'ordinanza (art. 8).

Archivio, backup o casella: qual è la differenza?

La casella serve per lavorare: si smista, si cancella. Il backup fotografa un sistema per ripristinarlo dopo un guasto. L'archivio conserva ogni messaggio così come è stato inviato o ricevuto, per tutta la durata legale, e lo rende consultabile in pochi secondi. In caso di controversia o di controllo fiscale, fa fede l'archivio.

E i tuoi vecchi messaggi?

I vecchi archivi e i file PST possono essere importati e indicizzati con uno strumento incluso nell'offerta: se ne occupa ogni utente o il tuo amministratore. I doppioni vengono eliminati e i dati compressi: secondo il produttore, l'archivio occupa spesso dal 30 al 40 % di spazio in meno rispetto ai messaggi originali.

Una politica di conservazione chiara

Conservare tutta la posta per 10 anni è permesso, se l'azienda lo giustifica con una politica di conservazione scritta: la legge sulla protezione dei dati (LPD) chiede di non conservare dati personali senza motivo. Per i messaggi privati dei dipendenti, prevedi un regolamento sull'uso della posta: in Svizzera il datore di lavoro deve rispettare la personalità dei dipendenti (art. 328 e 328b CO).

Cryoserver, il produttore

Cryoserver è una soluzione specializzata nell'archiviazione delle e-mail, usata da oltre 3500 organizzazioni, dalle amministrazioni agli studi legali e alle società finanziarie. Secondo il produttore, archivia 200 messaggi al secondo e risponde alla maggior parte delle ricerche in uno o due secondi. Funziona con Microsoft 365 ed Exchange.